Von der Idee zur fertigen Datenbank-Lösung: wir programmieren Ihre individuelle Datenbank

Die Ausgangssituation

Jedes Unternehmen ist einzigartig. Die eingesetzte Software sollte deshalb auf die Bedürf­nisse vor Ort zugeschnitten sein und keine Änderung des Workflows erfordern, nur damit sie eingesetzt werden kann. Prozesse werden damit klarer und einfacher beherrschbar. Dies stiftet Mehrwert und bringt erhebliche Erleichterung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Normalerweise werden betriebsspezifische Anwendungen durch individuelle Programmierung erstellt. Die ist jedoch komplex, kostenintensiv und häufig mit Risiken belastet. Anwender behelfen sich deshalb häufig mit Standardanwendungen, wie z.B. MS Office, da diese vermeintlich billiger sind. Da diese Anwendungen jedoch die betrieblichen Anforderungen nur unzureichend abbilden können, entstehen in der Folge häufig unnötig grosse und redundante Datenmengen. Diese können nicht miteinander in Beziehung gebracht werden. Ineffiziente oder fehlerhafte Abläufe und Entscheidungen sind die Folge. Ursprünglich nicht kalkulierte Kosten sorgen für unliebsame Überraschungen.

Ist intern das Wissen und die Zeit vorhanden, kann man seine eigene Datenbank-Lösung selbst zu erstellen. Dies wäre natürlich die Idealsituation. Man wäre sicher, dass sich die eigenen Gedanken und Abläufe in der fertigen Lösung 1:1 wiederfinden. Das ist jedoch die Ausnahme. Die meisten Unternehmen werden deshalb einen externen Datenbank-Spezialisten beauftragen.

Es reicht aber nicht,  ein Pflichtenheft zu erstellen, eine Ausschreibung zu machen, das billigste Angebot zu nehmen und das termingerecht fertiggestellte Ergebnis abzunehmen. Die Praxis sieht anders aus. Die Erstellung eines Pflichtenhefts ist zeitaufwändig und kann in der Regel nicht alle Situationen vorwegnehmen. Viele Möglichkeiten der Arbeitserleichterung werden erst erkennbar, wenn ein erster Prototyp der Software vorliegt und ausprobiert wird. Andererseits wird der externe Dienstleister es nicht schätzen, wenn laufend das Anforderungsprofil geändert wird.

Den passenden Dienstleister finden

Die Frage ist, wie man den richtigen Dienstleister findet, der den Kunden von der ersten Idee bis hin zur fertigen Lösung begleiten und leiten kann. Dieser Dienstleister muss die folgenden Fähigkeiten abdecken können, um eine brauchbare Lösung liefern zu können:

  • er verfügt über die Kompetenz, die Situation vor Ort zu erfassen und zu strukturieren. Die fertige Lösung wird dann den Arbeitsalltag abbilden und vereinfachen.
  • er hat Erfahrung im Projektmanagement, um die  Vielzahl der Wünsche der Beteiligten und der damit verbundenen Arbeits-Module zu koordinieren
  • technische Expertise, damit das Ergebnis auch brauchbar und erweiterbar ist
  • Support nach Fertigstellung. Sie brauchen auch in Zukunft einen verlässlichen Ansprechpartner, der bei auftretenden Problemen oder Änderungswünschen bereit steht.

Letztendlich geht es darum,

  • dass Sie das Vertrauen haben, dass der Dienstleister Ihnen die richtige Lösung erstellt, die Ihnen das Arbeiten erleichtert,
  • dass diese von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern angenommen wird,
  • und das Ergebnis das Geld wert ist, das Sie dafür ausgegeben haben.

 

Dr. Bauer Consulting hat die Erfahrung, kundenspezifische Lösungen zu erstellen, die auch in der Zukunft bestehen können

Unser Werkzeug

Für die Entwicklung unserer kundenspezifischer Lösungen haben wir uns für das Datenbanksystem FileMaker entschieden. FileMaker ist einer der Marktführer für bedienerfreundliche Datenbanksoftware. FileMaker gibt es seit 30 Jahren und wurde bis heute rund 20 Mio. Mal verkauft. Weltweit verlässt sich eine Vielzahl kleinerer und größerer Unternehmen auf FileMaker, um Informationen zu verwalten und auszuwerten, oder ihre Arbeitsabläufe zur organisieren. Der internationale Erfolg der Software aus dem Hause Apple gründet sich neben der Anpassbarkeit auf die besondere Benutzerfreundlichkeit. FileMaker-Anwendungen sind sowohl auf Windows-PCs, als auch auf Macintosh und iPad einsetzbar.

Schnelle Entwicklung zu festen  und fairen Preisen

Um für Ihr Unternehmen eine massgeschneiderte Lösung zu entwickeln, gehen wir nach einem 3-stufigen Konzept vor:

  • Schritt I: Workshop und Fachkonzept

Wir erfassen bereits zu einem sehr frühen Stadium Ihre spezifischen Fragestellungen und analysieren Ihre Bedürfnisse. Im ersten Schritt führen wir gemeinsam mit den späteren Anwendern einen Workshop durch. Ziel ist es dabei, den prinzipiellen Bedarf des Kunden zu ermitteln, den Projektrahmen zu definieren und diesen in einem Fachkonzept zu dokumentieren. Für den Workshop sind in der Regel 1 bis 2 Tage zu veranschlagen, die wir in Rechnung stellen. Beim Erarbeiten des Fachkonzepts  ist es hilfreich, dieses in sogenannte „User Stories“ zu gliedern. In natürlicher Sprache werden die einzelnen Aufgaben beschrieben und die  hierfür benötigten Datenfelder gelistet. Die einzelnen User-Stories, Module und Teilschritte dokumentieren wir in einer Excel-Liste und kalkulieren den Zeitaufwand transparent für jeden einzelnen Schritt.

Aufgabe1: Kunde erfassen
Erfassen der Daten eines neuen Kunden
Aufgabe2: Auftrag erfassen
Erfassen eines Kundenauftrages
Datenfelder:
Vornahme (Text)
Nachname (Text)
Adresse1 (Text)
Adresse2 (Text)
Adresse3 (Text)
PLZ (Text)
Stadt (Text)
Land (Text)
Kundennummer (Zahl)
Datenfelder:
Kundennummer (Zahl)
Auftragsnummer (Zahl)
Auftragsdatum (Datum)
Versanddatum (Datum)
Auftragssumme Ex MwSt (Zahl)
MwSt Satz (Zahl)
MwSt Betrag (Zahl)
Auftragssumme total (Zahl)
Währung (Text)
Datenfelder pro Artikel:
Artikelnummer (Zahl)
Artikelname (Text)
Menge (Zahl)
Preis pro Stück (Zahl)
Preis Stück x Menge (Zahl)

Weitere User Stories könnten „Artikel Stammdaten erfassen„, „Rechnung erstellen„, „Rechnung drucken„, „Versandetiketten drucken“ heissen.Die benötigten Datenfelder müssen nicht abschliessend festgelegt sein. Wichtiger ist es, auf die genaue Definition des Funktionsumfangs zu achten. Deshalb kann es manchmal auch noch nötig sein, im Rahmen einer Telefonkonferenz Positonen, die noch  genauer ausgearbeitet werden müssen, nachträglich zu besprechen. Diese strukturierte Vorgehensweise hilft, den Umfang der Lösung abzuschätzen und damit die Kosten kalkulieren zu können. Der Kunde erhält schliesslich das Fachkonzept, welches eine Beschreibung der abzubildenden Geschäftsprozesse, die gewünschten Funktionalitäten und ein erstes Datenmodell umfasst. Das Fachkonzept ist auch eine wertvolle Hilfe falls man sich doch entschliessen sollte, einen anderen Entwickler zu beauftragen (was wir nicht hoffen) oder bei der späteren Umsetzung mit uns (was wir uns wünschen).

  • Schritt II: Festpreisangebot

Ist der Funktionsumfang abgeklärt und steht das Projektkonzept, geben wir im zweiten Schritt ein Festpreisangebot für die Realisierung des Projektes mit FileMaker ab. Wir ermutigen unsere zukünftige Kunden auch, mit einigen unserer Bestandskunden Kontakt aufzunehmen. Ziel hierbei ist, dass Dritte von ihren Erfahrungen mit uns berichten.

  • Schritt III: Erstellung der Lösung mit der Methode des Prototyping

Unsere Projekte realisieren wir nach der Methode des Prototyping, einer Methode der Softwareentwicklung, die schnell zu ersten Ergebnissen führt und die frühzeitige Rückmeldung des Auftraggebers ermöglicht. Dabei beziehen wir die späteren Anwender in den Entwicklungsprozess mit ein und lassen uns stetig ein Feedback geben, ob ein Modul so umgesetzt wurde, wie es gewünscht ist. Dadurch können wir unseren Kunden sehr schnell funktionsfähige Lösungen präsentieren und dabei Änderungswünsche berücksichtigen und Probleme frühzeitig erkennen. Eine massgeschneiderte und preisgünstige Lösung ist das natürliche Endergebnis. Der Kunde kann jederzeit den Projektfortschritt erkennen und kontrollieren.

 

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